Passer d’Excel à Airtable : préparer la migration des données

Inventorier le classeur utilisé

Travaillez à partir du fichier qui fait réellement référence, pas d'une copie ancienne. Repérez les feuilles actives, formules, listes, macros et liens vers d'autres fichiers. Demandez qui utilise chaque résultat et pour quelle décision.

Conservez une copie datée avant de nettoyer le classeur. Une migration de données n'est pas le transfert automatique de tous les comportements du fichier.

Donner un sens stable aux lignes

Définissez ce qu'une ligne représente dans chaque feuille. Séparez les lignes de données des titres, commentaires et sous-totaux. Les cellules fusionnées ou plusieurs objets dans une même ligne demandent une préparation avant l'import.

Conservez un identifiant pour retrouver chaque élément dans la source et la destination. Nettoyez les doublons selon une règle explicite ; deux lignes avec le même nom ne sont pas forcément le même objet.

Vérifier les types et les valeurs

Établissez la correspondance entre chaque colonne Excel et son champ Airtable. Testez les dates, nombres, pourcentages, codes avec zéros initiaux et valeurs absentes. Une conversion automatique de type doit être vérifiée sur les données réelles.

Pour les relations entre tables, validez les correspondances sur des identifiants fiables. Ne comptez pas uniquement sur l'orthographe d'un nom pour rattacher les bons enregistrements.

Reprendre les calculs nécessaires

Ne présumez pas qu'un import reconstruit vos calculs. La documentation d'import Airtable précise que la conversion des formules porte sur leur résultat et ne convertit pas la formule elle-même. Identifiez donc les calculs qui devront rester vivants après le transfert.

Recréez les règles nécessaires dans le système cible ou gardez un traitement distinct, puis comparez les résultats sur des cas connus. Vérifiez aussi les traitements particuliers du classeur, notamment les macros et liens externes.

Valider un import pilote avant la bascule

Importez d'abord un échantillon incluant des cas difficiles. Comparez les identifiants, le nombre de lignes, les champs et les calculs avec la copie source. Faites réaliser une tâche habituelle aux utilisateurs concernés.

Décidez ensuite où les nouvelles données seront saisies et comment reprendre les modifications intervenues pendant le test. Gardez le fichier source et une procédure de retour tant que les contrôles ne sont pas terminés.

• Une source de référence et une copie datée.
• Des lignes et identifiants cohérents.
• Des types de champs et calculs vérifiés.
• Un pilote comparé à la source avant la bascule.