01
Vérifier le besoin
Excel reste adapté à de nombreux travaux. Une migration devient pertinente lorsque plusieurs personnes doivent modifier les mêmes informations, relier des listes entre elles ou suivre des étapes de travail avec des droits distincts. Elle n'est pas une solution automatique aux doublons ou aux définitions incohérentes.
Avant de choisir l'outil cible, listez les usages indispensables : saisie, consultation, rapports, automatisations et échanges avec d'autres systèmes. Identifiez les personnes qui possèdent les données et celles qui devront les maintenir.
02
Préparer les données
Inventoriez les fichiers et colonnes réellement utilisés. Pour chaque champ, fixez un nom, un format et une règle de remplissage. Séparez les entités différentes, par exemple contacts, entreprises et demandes, puis définissez comment les relier sans dépendre uniquement de leur nom affiché.
Traitez les doublons, les valeurs manquantes et les dates ambiguës avant l'import. Repérez aussi les formules, pièces jointes, filtres et macros : leur comportement devra être vérifié ou reconstruit. Conservez une copie datée des fichiers d'origine.
03
Tester un échantillon
Importez d'abord un ensemble représentatif : lignes complètes, données manquantes, doublons, accents et cas particuliers. Comparez le nombre d'enregistrements, les champs, les relations et les résultats des calculs avec les sources. Demandez aux utilisateurs de réaliser leurs tâches habituelles dans la base test.
Vérifiez les accès avant d'inviter toute l'équipe. Les droits de lecture, de modification et de structure ne doivent pas être confondus. Si un usage critique ne passe pas le test, ajustez le modèle avant de déplacer le reste des données.
04
Organiser la bascule
Choisissez une période de transfert, nommez un responsable et annoncez quand les modifications dans les anciens fichiers s'arrêtent. Sans cette règle, des données peuvent changer dans Excel après leur copie et disparaître du nouveau suivi.
Préparez une procédure de retour arrière : qui la déclenche, quelle copie restaurer et comment traiter les opérations saisies entre-temps. Gardez les anciens fichiers en lecture seule jusqu'à la fin des contrôles.
05
Contrôler après migration
Comparez les totaux et un échantillon de dossiers après la bascule. Surveillez les erreurs de saisie, les accès refusés et les automatisations connectées. Corrigez les écarts avant de déclarer l'ancien fichier obsolète.
- Documenter les usages et les propriétaires des données.
- Nettoyer et sauvegarder les fichiers avant l'import.
- Tester les relations, calculs et permissions.
- Prévoir une bascule et un retour arrière explicites.
